La nuova geografia del lavoro: smart working, spazi ibridi e città intelligenti

Gli spazi ibridi per lo smart working e le smart city offrono numerosi potenziali vantaggi, ma pongono anche delle sfide. Possono aumentare la soddisfazione e la produttività dei dipendenti e migliorare l’efficienza e la sostenibilità. Tuttavia, entrambi i concetti affrontano problemi come la privacy dei dati, il potenziale aumento delle disuguaglianze e la dipendenza da infrastrutture affidabili.

di Sara Gonizzi Barsanti

I modelli di lavoro flessibile esistono da decenni. I primi esempi sono quelli basati sul tempo. Sistemi come i turni hanno permesso alle aziende di operare 24 ore su 24. Dopo la diffusione delle linee fisse e la maggiore accessibilità a Internet, il lavoro flessibile basato sulla posizione è diventato un modello praticabile. Tuttavia, è stato solo dopo il 2020 che si è verificata un’adozione su larga scala in molti settori. In risposta alla pandemia e alle restrizioni imposte agli spostamenti delle persone, la produttività è diventata un indicatore aziendale chiave. Improvvisamente, le performance aziendali hanno iniziato a divergere.

Le organizzazioni che potevano passare al lavoro da remoto, o che già disponevano di una qualche forma di lavoro ibrido, hanno ottenuto risultati migliori rispetto ai concorrenti. Ciò ha portato a un enorme cambiamento in tutti i settori. Oggi, il lavoro ibrido include la possibilità di lavorare dall’ufficio, da casa o praticamente ovunque, purché ci sia una connessione Internet stabile. Nella maggior parte dei casi, le principali sedi alternative all’ufficio sono le case delle persone. Sarebbe facile supporre che questo avvantaggi solo i dipendenti, ma è ben lungi dalla realtà. I vantaggi del lavoro ibrido riguardano sia il datore di lavoro che il dipendente. Questi aspetti si fondono tra loro, poiché una forza lavoro più felice migliora la produttività aziendale.

Con la diversificazione degli stili di lavoro, un numero crescente di aziende ha introdotto il telelavoro, che consente ai dipendenti di lavorare da casa. Nuove parole stanno emergendo una dopo l’altra, ma recentemente “lavoro ibrido”, che combina telelavoro e lavoro d’ufficio tradizionale, ha iniziato ad essere usato più frequentemente. Il lavoro ibrido si riferisce a uno stile di lavoro che combina lavoro da remoto e lavoro d’ufficio in un programma a rotazione. Naturalmente, alcune aziende consentono ai dipendenti di scegliere i propri giorni di lavoro da remoto, ma la maggior parte dei manager sceglierà quando i propri dipendenti si recheranno in ufficio.

Strategie per il lavoro ibrido

Naturalmente, per gestire in modo adeguato e produttivo il lavoro ibrido, sono necessarie strategie efficaci e una comunicazione chiara. I ruoli vanno definiti in modo inequivocabile per evitare discussioni o confusioni. Le risorse fornite devono essere adeguate, quindi strumenti, tecnologie e supporto necessari per garantire un posto di lavoro efficacie in qualsiasi luogo. L’inclusività è anche un fattore fondamentale. i dipendenti, che siano in remoto o in ufficio, devono potersi confrontare e poter creare relazioni di collaborazione, quindi creare squadra. Per il successo del lavoro ibrido, la flessibilità è fondamentale, quindi dare la possibilità ai dipendenti di scegliere posto di lavoro e orari di lavoro che meglio si adattano alla sua vita garantendo al contempo il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Questa è la vera definizione di lavoro flessibile. Richiede fiducia e un approccio strutturato, ma se fatto bene, funziona benissimo.

Un problema del lavoro da remoto potrebbe essere la difficoltà a trovare un equilibrio tra lavoro e vita privata, magari perché si perde la cognizione del tempo, si controllano. costantemente le e-mail o si fa fatica a staccare. Un’altra difficoltà che va risolta è la creazione di una comunicazione aperta e trasparente per garantire che tutti siano informati e allineati. Comunicare tramite messaggi può spesso causare incomprensioni perché si basa molto sulle parole e manca del tocco umano delle espressioni facciali o della personalità. Pertanto, le linee guida dovrebbero includere le migliori pratiche per la comunicazione tramite chat aziendali e persino e-mail.

Aggiornare regolarmente i dipendenti sulle politiche aziendali, sui cambiamenti e sugli aggiornamenti attraverso diversi canali, tra cui e-mail, riunioni e forum interni. Sebbene la struttura possa funzionare, c’è sempre margine di miglioramento e di adattamento. Monitorare l’efficacia delle modalità di lavoro ibrido e richiedere feedback ai dipendenti. Adattare politiche, procedure e flussi di lavoro secondo necessità per affrontare le sfide e migliorare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.

L’impatto del COVID-19

Con l’inizio della pandemia di COVID-19 nel 2020, la vita quotidiana di miliardi di persone è cambiata in innumerevoli modi. Il più importante, dal punto di vista del mercato immobiliare nelle città più importanti, è stato un improvviso e massiccio passaggio al lavoro da remoto, un cambiamento reso possibile dall’adozione diffusa di tecnologie di videoconferenza e condivisione di file. In un batter d’occhio, milioni di dipendenti non lavoravano più nei loro uffici in centro, ma dalle loro camere da letto e dai loro divani.

Questo cambiamento ha influenzato il loro comportamento in tre modi principali. In primo luogo, ovviamente, ha cambiato il luogo in cui lavoravano. In secondo luogo, ha cambiato il luogo in cui vivevano; svincolati dai loro spostamenti quotidiani, molti di loro si sono trasferiti lontano dai centri urbani. Per ultimo, ha cambiato il luogo in cui facevano acquisti, poiché lo shopping online e i negozi vicino a casa sono diventati più attraenti rispetto ai negozi cittadini. Questi tre cambiamenti comportamentali, a loro volta, hanno influenzato le tre categorie di immobili – uffici, residenziali e vendita al dettaglio – di cui parleremo nel prossimo capitolo. I tre cambiamenti non sono stati tutti permanenti, ma hanno lasciato le città permanentemente alterate.

Esempi di lavoro ibrido in azienda

Dopo il coronavirus, alcune aziende hanno adottato lo schema del lavoro ibrido. Google, ad esempio, riconosce che costringere i dipendenti a tornare in ufficio potrebbe portare a dimissioni e a una riduzione del bacino di talenti. Quindi, promuove la presenza in ufficio attraverso una politica di lavoro ibrido flessibile e benefit per il lavoro da remoto. I dipendenti possono scegliere di lavorare da remoto per due giorni alla settimana e godere dell’ulteriore vantaggio di lavorare da qualsiasi luogo nel mondo per un massimo di quattro settimane all’anno. Questa decisione è in linea con le ricerche che indicano che la maggior parte dei dipendenti preferisce una modalità di lavoro ibrido, trascorrendo tre giorni in ufficio e due giorni lavorando da casa.

Microsoft aveva chiuso la sede centrale nello Stato di Washington e il campus di Seattle a causa della diffusione del coronavirus. All’epoca, su base limitata, consentiva ai dipendenti di scegliere tra il lavoro da remoto e in ufficio, oppure il lavoro ibrido. L’azienda ha tentato più volte di integrare stili di lavoro flessibili, consentendo ai dipendenti di lavorare da casa fino a metà del loro orario di lavoro. Tuttavia, ciò non significa che lo spazio fisico dell’ufficio sia superfluo. Microsoft ha deciso di progettare spazi di lavoro flessibili che si adattassero alle sue esigenze specifiche, pur mantenendone l’importanza.

Dopo numerose varianti di rientro in ufficio, Nike ha finito per implementare uno stile di lavoro ibrido 3/2 per i suoi dipendenti. Ciò significava tre giorni in ufficio e due a casa, in netto contrasto con il piano originale di un graduale ritorno in ufficio a tempo pieno. Il colosso dell’abbigliamento sportivo ha riconosciuto che costringere i dipendenti a tornare in ufficio avrebbe ridotto anche la sua capacità di assumere nuovo personale, soprattutto per ruoli molto richiesti come il settore tecnologico.

Un’altra azienda che ha adottato un approccio interessante al lavoro ibrido è Klarna. L’azienda fintech offre ai propri dipendenti 20 giorni di tempo per lavorare dall’ufficio, da casa o a livello internazionale. I team possono visitare una delle sedi in tutto il mondo per connettersi con i propri orari globali e ampliare le opportunità di crescita. L’approccio di Klarna è stato molto più originale rispetto ad altre aziende che hanno adottato il lavoro ibrido e ha riscontrato finora un grande successo.

Impatto dei lavori ibridi sulla vita e le città

Nel 2024, nel Regno Unito, è entrata in vigore la legge sulle relazioni di lavoro (lavoro flessibile) che conferisce ai dipendenti nuovi diritti, tra cui:

• nuovi obblighi per i datori di lavoro di consultare il dipendente prima di respingere la richiesta di lavoro flessibile
• autorizzazione a presentare due richieste legali in un periodo di 12 mesi
• riduzione dei tempi di attesa per l’adozione di decisioni da tre a due mesi
• eliminazione dell’obbligo attuale per il dipendente di spiegare quale effetto, se presente, la modifica richiesta avrebbe sul datore di lavoro e come tale effetto potrebbe essere gestito

Insieme alla legge, il governo del Regno Unito ha annunciato che i lavoratori avranno il diritto di richiedere il lavoro flessibile fin dal primo giorno di un nuovo impiego.

L’adozione di modelli di lavoro da remoto e ibrido significa che il settore immobiliare commerciale e le città di tutto il mondo stanno trovando il modo di adattarsi. I modelli di business del passato prosperavano grazie alle persone che lavoravano in edifici per uffici e nei centri città. Tuttavia, poiché sempre meno persone tornano regolarmente in ufficio, gli sviluppatori immobiliari si trovano ad affrontare la sfida degli spazi in eccesso e i dirigenti aziendali stanno valutando come adattarsi alle nuove aspettative dei dipendenti.

Nel frattempo, gli urbanisti, che un tempo facevano affidamento sulla forza lavoro per mantenere i loro centri cittadini attivi, stanno tenendo il passo con i cambiamenti nelle preferenze residenziali, direzionali e ricreative delle persone. Questi fattori complessi hanno innescato un nuovo dibattito sul futuro delle nostre città. Con il cambiamento delle città, gli stakeholder devono confrontarsi con incertezze e atteggiamenti mutevoli nei confronti del mercato immobiliare commerciale e residenziale.

I nuovi spazi ibridi

Il lavoro ibrido ha cambiato non solo il modo in cui i dipendenti collaborano in contesti professionali, ma anche il modo in cui vivono i residenti delle città. “In precedenza, le persone, soprattutto i Millennial e la Generazione Z, erano orientate verso appartamenti più piccoli”, afferma Madden. “L’unità media con una camera da letto si stava riducendo a 65-75 metri quadrati. Ora stiamo assistendo a questo cambiamento. In generale, i residenti, anche la Generazione Z e i Millennial, desiderano un appartamento più grande. Vogliono un’area di lavoro o un ufficio nelle loro case. E questo sta cambiando il modo in cui gli urbanisti stanno progettando il settore multifamiliare. È una conseguenza diretta del passaggio al lavoro da casa.

Le preferenze dei residenti delle città influenzano non solo il tipo di abitazione che cercano, ma anche le priorità immobiliari per gli uffici. Gli spazi di lavoro aziendali stanno cambiando con il ritorno dei dipendenti in ufficio, e i dipendenti vogliono percepire l’ufficio come un’alternativa valida al lavoro da casa. Oggigiorno si tratta di edifici intelligenti: gli edifici devono essere in grado di supportare la tecnologia che gli inquilini desiderano utilizzare. Il settore degli uffici dovrebbe seguire lo stesso percorso del settore retail, ovvero essere più esperienziale. Si punta all’esperienza, non solo al negozio. Anche gli edifici per uffici stanno seguendo la stessa strada.

Nel frattempo, il cambiamento dei gusti e dei valori ha avuto un impatto anche sul modo in cui vengono gestite le aree urbane. Le persone vogliono vivere in comunità verdi e rispettose dell’ambiente. Questa considerazione non è rilevante solo per i singoli individui, ma anche per le aziende, poiché sempre più aziende stanno dando priorità alla sostenibilità. Oggigiorno si parla di edifici intelligenti: gli edifici devono essere in grado di supportare la tecnologia che gli inquilini desiderano utilizzare. Riqualificare gli immobili esistenti potrebbe aiutare i costruttori a soddisfare le esigenze dei lavoratori e degli abitanti delle città di oggi. Tuttavia, non esiste una soluzione semplice per i cambiamenti su larga scala in alcune tipologie di edifici.

Il costo per riqualificare o riposizionare un grattacielo per uffici in un condominio è quasi pari a quello di costruire un edificio completamente nuovo. Oltre a essere costoso, questo tipo di ristrutturazione può richiedere molto tempo e comportare ostacoli normativi, poiché esistono diversi tipi di problemi normativi e ingegneristici; quindi, alcune forme di riposizionamento potrebbero non essere nemmeno consentite dalla città. Poiché la conversione degli edifici esistenti potrebbe non essere ancora la risposta immediata al problema di troppi uffici e troppo poco spazio residenziale, le aziende e i leader urbani dovranno valutare altre soluzioni, tra cui il potenziamento del trasporto pubblico.

I vantaggi dei lavori ibridi

• Maggiore produttività: I dipendenti possono scegliere ambienti di lavoro adatti alle loro esigenze, con conseguente potenziale miglioramento della concentrazione e dell’attenzione, soprattutto con le opzioni di lavoro da remoto.
• Maggiore soddisfazione lavorativa: La flessibilità può migliorare l’equilibrio tra lavoro e vita privata e la soddisfazione lavorativa complessiva.
• Riduzione dei costi generali: Le aziende potrebbero aver bisogno di spazi ufficio fisici più piccoli, con conseguenti risparmi su affitto, utenze e altre spese
• Accesso a talenti globali: I modelli ibridi consentono alle aziende di reclutare dipendenti da un’area geografica più ampia, ampliando il proprio bacino di talenti.
• Miglioramento dell’equilibrio tra lavoro e vita privata: I dipendenti possono gestire meglio appuntamenti personali e commissioni senza influire sul proprio programma di lavoro.

I contro sono:

• Collaborazione: Mantenere solide dinamiche di squadra e facilitare una collaborazione efficace può essere più difficile in un ambiente ibrido.
• Problemi di pianificazione degli spazi: Può essere difficile prevedere e gestire le esigenze di spazio in ufficio con presenze variabili, il che potrebbe portare a sovraffollamento o sottoutilizzo.
• Potenziale di disuguaglianza: Se non gestito con attenzione, il lavoro ibrido potrebbe esacerbare le disuguaglianze sociali esistenti, in particolare per coloro che non hanno accesso a tecnologie affidabili o a spazi di lavoro domestici adeguati.
• Rischi per la sicurezza: Le reti wireless utilizzate negli spazi ibridi possono essere vulnerabili agli attacchi informatici, richiedendo robuste misure di sicurezza.
• Difficoltà nel rispettare gli orari: Alcuni dipendenti potrebbero avere difficoltà a mantenere orari coerenti quando lavorano in un modello ibrido.