di Mario Guagliano
Negli anni passati diverse iniziative aziendali hanno messo in evidenza i problemi legati ad un eccessivo utilizzo della posta elettronica, almeno a livello di comunicazioni interne e pur considerare l’odiosa pratica dello spam. Un paio di anni fa la Ferrari chiese ai dipendenti di limitare quanto più possibile l’uso delle email interne per incentivare comunicazioni più dirette ed efficaci. In Germania, alcuni dei maggiori gruppi industriali, tra cui Volkswagen, Bayer e Proctle & Gamble, hanno vietato l’uso delle email dopo le18, per evitare (o, almeno ridurre) il cosiddetto “tecnostress”. Ma nessuno si era spinto dove si è spinta, nei mesi scorsi, una media impresa sita sul Lago di Como e operante nel settore tessile: ebbene, in questa ditta sono state vietate le email interne per una settimana! Partendo dal presupposto che, nell’attuale contesto globale, in cui le medie imprese possono far fronte alla concorrenza dei grandi gruppi solo attraverso la passione per il proprio lavoro e il senso di appartenenza, creando il valore aggiunto grazie a un meticoloso lavoro di gruppo in cui ognuno si sente responsabile di una parte del processo, l’azienda ha avviato un’indagine tra i dipendenti per capire quali aspetti organizzativi potessero essere migliorati da questo punto di vista.
Ebbene, tra i risultati più evidenti, c’era l’abuso delle email e la quantità spropositata di comunicazioni di questo tipo, a scapito del contatto diretto e delle comunicazioni orali. Di fatto le email non rendono il tono di una comunicazione e possono dar luogo a fraintendimenti. Non solo, per email è più difficile esporre le possibili perplessità di fronte a decisioni dei superiori con la tendenza a essere più accondiscendenti, e questo non giova al processo decisionale. In sintesi, le email vanno bene per comunicare decisioni, non per prenderle nel modo migliore e non favoriscono l’integrazione del personale, in particolare dei giovani dipendenti, con evidente difficoltà di capire le loro inclinazioni ed ambizioni e una minore collaborazione.
Alla fine della settimana senza email tutti si sono detti soddisfatti: vinta l’inerzia legata al muoversi da un ufficio all’altro, i dipendenti hanno capito il valore superiore della comunicazione a quattro occhi rispetto alla lettura di un messaggio sul monitor di un computer. Senza considerare che, vista la facilità di utilizzo, molte volte si inviano messaggi del tutto inutili, che fanno solo perdere del tempo. Insomma, l’esperienza ha permesso di apprezzare come, nonostante la “perdita” di tempo legata al muoversi da un ufficio all’altro, la comunicazione diretta permetta un impiego migliore e più efficiente della risorsa più scarsa che abbiamo nello sviluppo di un qualsiasi progetto e prodotto, il tempo!
Insomma, l’email, al pari di molti altri moderni strumenti informatici, è un mezzo potente ma insidioso: la sua facilità di utilizzo unitamente alla pigrizia insita nella maggior parte del genere umano, rischia di banalizzare quello che uno dei momenti chiave delle nostre attività, non solo professionali; il colloquio e la comunicazione con i nostri simili, con conseguenze negative alle quali non sempre si pensa. Ben vengano esperienze come questa, che servono, non a vietare, ma a far capire pregi e difetti di un modo di comunicare che, per essere davvero efficace, deve essere utilizzato in modo conscio e consapevole. Al lavoro e non.
