Software

QUALITA’? Sì, vera e senza carta!

Finalmente mettere in pratica le procedure del sistema qualità è possibile con un software italiano che consente un’eccellente automazione di processo con grande risparmio di tempo, controllo informazioni e senza spreco inutile di carta.

La qualità non si ferma alla certificazione, ma si attua anche grazie a strumenti informatici che consentono di disegnare, rivedere e controllare tutti i processi dell’azienda, nel rispetto dei requisiti previsti dalle normative e dall’audit ispettivo.

Immaginate di avere Utenti, Prodotti, Processi, Commesse, Clienti, Fornitori e Qualità tutto in un unico contenitore dinamico: una soluzione è iNorming.

Facile, integrabile, scalabile, potente

Volete avere i dati necessari al momento giusto ed evitare documenti duplicati avendo sempre la versione valida o l’ultima consegnata ad un cliente? Volete accelerare i tempi di consegna ma subite ritardi dovuti a informazioni frammentate e ad un workflow caotico? Scambiare fogli di calcolo o file di testo causa malintesi? Le richieste vengono assunte troppo tardi nel processo produttivo e provocano aumenti di scorte o costi di riprogettazione?

iNorming propone una piattaforma di collaborazione estremamente potente, in grado di integrarsi con ogni base dati aziendale gìà in uso o applicativi di produzione documenti e contenuti. Obiettivo: fornire un client web unificato per tutti gli utenti aziendali, facile da usare e adatto a processi di ogni genere.

Uno di questi è la gestione delle procedure di certificazione e controllo Qualità (Total Quality Management). iNorming propone una serie di oggetti “pronti per l’uso” ma allo stesso tempo facilmente configurabili e capaci di adattarsi rapidamente ad esigenze di aziende e prodotti differenti, consentendo rapide modifiche conseguenti a cambiamenti di processo.

L’utente su un desktop virtuale può disporre dei propri oggetti gestionali: Prodotti, Documenti, Offerte, Commesse, Clienti, Ruoli, Utenti, Reparti, Non Conformità, Azioni  Preventive e Correttive, Audit, Procedure, Richieste ed Ordini di Modifica, e così via. Con un semplice click è possibile segnalare una nuova Non Conformità, associandola a Prodotti, Clienti, e ad ogni altro tipo di oggetto

E’ possibile associare documenti di ogni genere, salvandoli su un Vault centralizzato e scaricandoli da ogni parte del mondo rispettando restrittive misure di sicurezza. Tuttavia la particolare gestione di attributi di tipo “rich text” consente in molto casi d’uso la totale eliminazione di allegati. E’ possibile assegnare priorità dall’utente o gestire criteri generali per delegare al sistema la gestione delle priorità; è possibile avere poi la situazione in corso, la lista delle priorità generali e di quelle specifiche per ogni utente ed infine gestire gli step di processo per promuovere le azioni di risoluzione del problema. Il sistema è estremamente modulare e adattabile ad ogni situazione. E’ possibile ad esempio integrare sistemi ERP, PLM, o CRM già esistenti in azienda. Per piccole e medie imprese, iNorming fornisce tuttavia una serie interessante di strumenti orizzontali, ad esempio di Sviluppo Prodotto (anche integrati coi sistemi CAD più diffusi) o di gestione Offerte, Commesse, Clienti, Fornitori e Risorse Umane. iNorming può essere facilmente configurato per tutte le esigenze di certificazione Qualità, Sicurezza e Ambiente. iNorming viene distribuito in modalità cloud con licenza di tipo “pay-per-use” ma la tecnologia si adatta facilmente ad architetture di tipo cloud ibrido o privato (è possibile avere database, documenti e moduli installati e configurati sui propri server).

Dalla teoria alla pratica

Quante volte si sente dire: “Qualità e Certificazione: solo carta!”. iNorming rovescia da subito questo luogo comune. Non solo perché elimina la carta dal processo ma anche (sopratutto) perché diviene il modo pratico di attuare le procedure stesse. Il punto di partenza è il sistema innovativo e dinamico di gestione Ruoli. iNorming permette di archiviare ogni genere di informazione relativa alle Risorse Umane (ad esempio documenti di identità con alert di scadenza) ed è possibile definire compiti e responsabilità di ciascun Ruolo (incrociandole facilmente con le competenze, idoneità, dati contrattuali e storia di ciascun operatore). La relazione tra Ruoli, Funzioni, Processi e Prodotti produce una rappresentazione dell’Organigramma di tipo misto che elimina completamente la necessità di liste di distribuzione documenti e risolve alla radice i problemi di comunicazione interna, legando in maniera efficace ciascun operatore alla propria “todolist” ed alla azione di workflow necessaria al caso.

Facciamo un esempio pratico di come in molte aziende certificate viene gestita una Non Conformità. Un tipico Modulo di Non Conformità viene spesso pensato per contenere non solo informazioni descrittive del tipo di problema ma anche informazioni su come è pensato il processo di risoluzione e di controllo su chi, quando e come viene eseguita l’Azione Correttiva. Una volta pensato il modulo e definito un template (normalmente su file di testo o su foglio di calcolo) qualcuno esegue la stampa di decine di fogli di carta che vengono poi collocati su appositi contenitori e posizionati sui vari reparti. Bisogna anche pensare dove collocare i contenitori (una Non Conformità può nascere ovunque in azienda) e comunicarlo a ciascun reparto, confidando che al momento opportuno il segnalatore disponga di carta, penna e un po’ di buona volontà per superare la pigrizia e l’impellenza di “attività più urgenti”. Una volta compilato, il modulo cartaceo finisce su una altro contenitore, mentre qualcuno si preoccupa che finisca nella scrivania giusta. Il trasferimento da una scrivania all’altra prosegue: qualcuno decide l’Azione Correttiva, un responsabile propone una modifica al prodotto, un altro decide di eseguirla, altri la eseguono e controllano il risultato e così via di mano in mano finché al termine il nostro modulo (o una qualche sua fotocopia) verrà archiviato su bel contenitore per essere mostrato al certificatore durante la visita ispettiva. Quante ci è sembrato inutile tutto questo?

Con iNorming un semplice click da qualunque dispositivo (anche remoto) accende una nuova Non Conformità. L’utente descrive il problema e dispone di un set definito di controlli che lo aiutano a definire rapidamente il contesto attraverso una interfaccia wizard, legando tra loro tutti gli oggetti correlati (un prodotto, un reparto, un cliente, un disegno, una lavorazione, ecc…). La Non Conformità finisce da sola su un elenco generale ed assegnata con specifica priorità all’utente preposto. L’utente riceve un Alert a seconda della gravità, consulta la propria “todolist” ed apre la Non Conformità nel contesto di lavoro. Dal contesto (fig.b) è possibile inquadrare all’istante il problema, anche aprendo allegati o navigando ulteriori informazioni degli oggetti correlati (ad esempio la distinta base o il ciclo di lavorazione di un prodotto, oppure le commesse aperte o gli ordini di lavoro relativi) sia per avere un quadro informativo più ampio sia per tradurre informazioni in immediate azioni. Le decisioni prese si trasformano rapidamente in azioni preventive, correttive, ordini di modifica, etc. Ogni oggetto ed ogni utente  si “muovono” all’interno di specifici workflow, dove il termine di ciascuna azione coincide con l’inizio della successiva e l’automatica consegna all’utente preposto ad eseguirla.

E’ pertanto il sistema stesso che “stimola” gli utenti, nel senso che induce a prendere visione del problema, ma nello stesso tempo supporta nelle decisioni ed agevola nelle azioni, supportando con numerosi automatismi e riducendo al minimo necessario click, selezioni e data entry.

Eliminazione totale della carta e controllo completo della situazione

E’ pertanto facile intuire la possibilità di avere sempre e ovunque una quadro istantaneo della situazione.

Una semplice vista ad elenco propone la lista di tutti gli oggetti divisa per tipo. La lista è personalizzabile e può essere ordinata per data, priorità, ecc e filtrata per utente, prodotto, commessa, cliente, stato di workflow ed ogni altra tipologia di dato.

Per quanto riguarda report e cruscotti, iNorming possiede un add-on a QLikView® attraverso il quale è possibile costruire ogni genere di Report personalizzato. E’ possibile ad esempio elaborare cruscotti di visualizzazione grafica istantanea (executive dashboard) oppure monitor di performance dell’andamento del sistema Qualità. Infine è possibile ottenere simulazioni relative a variazioni degli indicatori o all’impatto di problemi e modifiche e catturare la Qualità percepita o desiderata dai clienti e con essa i cosiddetti social trend.

Configurazione di Prodotto e di Processo

Le possibilità di controllo, automazione e risparmio di tempo vengono oltremodo esaltate da un potente Configuratore integrato nella soluzione. Il Configuratore (sia tecnico che commerciale) consente di scrivere in modo semplice regole anche complesse legate a prodotti e processi. Consente ad esempio di agevolare la selezione di prodotti con parametri complessi o con alto numero di scelte possibili, aiutando sia nelle fasi di quotazione e di order entry sia nella fase di validazione di processo, sia nella fase di automazione della produzione (il sistema è in grado di produrre automaticamente anagrafiche di varianti, distinte materiali, cicli di lavorazione, perfino tavole e disegni tramite template CAD) trasferendo i dati elaborati al sistema MRP. Gli oggetti creati vengono automaticamente classificati e riutilizzati.

I controlli di congruenza che vengono eseguiti dal sistema e la possibilità di configurare ed automatizzare complessi workflow di processo, costituiscono un elemento fondamentale di riduzione degli errori ed in definitiva di gestione Totale della Qualità (Total Quality Management).

 Vantaggi per l’utente finale

I benefici di un Client Unificato a disposizione di tutti e ovunque sono innumerevoli. Il livello di astrazione offerto consente a tutti (dirigenti, manager e semplici operatori) di avere un unico punto di verità del dato, un alto livello di ricerca e di chiarezza ed una grande efficacia operativa.

Insieme alla totale eliminazione di carta stampata, questo sistema garantisce il rispetto di tutti i requisiti richiesti dalle normative: Tracciabilità dei documenti, Disponibilità e Leggibilità dei dati, applicazione del Ciclo di Approvazione, Rintracciabilità ed Univocità, Gestione Obsolescenza.

Infine il beneficio in assoluto più tangibile: la vistosa riduzione del numero dei problemi rilevati dovuta alla qualità stessa delle informazioni e ad una comunicazione così facile ed unificata. Riduzione dei problemi significa ovviamente riduzione del costo di produzione, ma è facile pensare ad un significativo accorciamento dei tempi di processo ed alla riduzione di spesa che deriva anche da questo.

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